Email hiện nay là công cụ vô cùng quen thuộc với tất cả mọi người. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng email để trao đổi công việc và sử dụng công cụ email marketing. Việc sử dụng email có nhiều ưu điểm hơn các phương tiện giao tiếp khác đó chính là email là phương thức trò chuyện gián tiếp, có thể dễ dàng giải quyết các tình huống phát sinh so với việc đối thoại trực tiếp hoặc qua điện thoại. Tuy nhiên nếu bạn không biết cách sử dụng và mắc các sai lầm khi gửi email sau đây thì bạn sẽ dễ dàng mất điểm đối với người khác. Đặc biết đối với doanh nghiệp vấn đề khá là quan trọng, bạn sẽ khó mà tạo được ấn tượng tốt nơi khách hàng. Đặc biệt hiện nay việc sử dụng email marketing là vô cùng phổ biến. Nếu sử dụng không đúng cách bạn sẽ dễ dàng đánh mất khách hàng. Hãy cùng theo dõi bài viết của chúng tôi sau đây để xem bạn có gặp phải lỗi nào không nhé.

      1. Trả lời quá ngắn

Thông thường, mọi người thường có xu hướng đánh giá bạn qua cách bạn trả lời email. Khách hàng cũng tương tự vậy, họ sẽ đánh giá doanh nghiệp đó thông qua cách mà bạn trả lời email. Khi một khách hàng gửi một email trong đó có trình bày tất cả các chi tiết những vấn đề thắc mắc, những câu hỏi mang tính chất quan trọng thì họ mong muốn nhận được một cái email giải đáp tận tình những thắc mắc và vấn đề của họ. Bạn hãy nghĩ họ sẽ cảm thấy thế nào khi nhận được một bức email chỉ có vài chữ như “Đã hiểu”, “OK”. Việc này sẽ khiến cho khách hàng nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ và khả năng họ quay trở lại với sản phẩm/dịch vụ của bạn gần như là 1%. Vậy nên hãy hạn chế tình trạng này xảy ra. Nếu như khách hàng cần phản hồi gấp mà bạn đang không có thời gian thì hãy trả lời một cách chân thành hơn như “Phía bên công ty đã nhận được những phản hồi từ chị, chúng tôi sẽ có câu trả lời rõ ràng và cụ thể hơn... (vào thời điểm cụ thể nào đó)” Như vậy khách hàng sẽ cảm thấy được tôn trọng và sẽ có ấn tượng tốt hơn về doanh nghiệp của bạn.

Hạn chế trả lời email quá ngắn sẽ khó tạo được thiện cảm cho khách hàng

     2.Thường xuyên dùng chủ đề Khẩn cấp (Urgent)

Hầu như trong mọi trường hợp thì chủ đề như Urgent, ASAP không nên cho vào trong một email. Vì hầu như chẳng có trường hợp nào thật sự khẩn cấp mà người ta lại liên hệ với nhau bằng email cả. Những người sử dụng email chủ đề Khẩn cấp hầu hết là nhằm mục đích thu hút sự chú ý, tuy nhiên cách này thật sự không hiệu quả cao nếu không phải nói là phản tác dụng.

Bạn có thể tạo sự chú ý bằng cách đặt một tiêu đề thật thú vị có tính gợi mở, điều đó sẽ mang lại hiệu quả hơn nhiều. Khách hàng sẽ cảm thấy tò mò và thích thú, khả năng mở email ra xem cũng sẽ cao hơn nhiều so với việc bạn để một email có chủ đề Khẩn cấp, trông nó vừa lố bịch lại có phần thô lỗ.

Không nên dùng chủ đề Khẩn cấp khi gửi email

     3.Phản hồi tiêu cực

Dù trong phương thức trao đổi nào đi nữa thì việc sử dụng những phản hồi mang tính chất tiêu cực luôn là điều tối kỵ. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp thì đây là điều nên hạn chế nhiều nhất trong quá trình email marketing. Trong quá trình kinh doanh thì việc gặp phải những khách hàng khó tính và phải nhận phải những email phàn nàn, chỉ trích là điều không thể nào tránh khỏi. Bạn nên giải quyết vấn đề một cách thật tỉnh táo và thực tế. Việc bạn đáp trả lại khách hàng bằng những phản hồi tiêu cực có thể đẩy mọi thứ trở nên tồi tệ hơn và khó có thể giải quyết. Thay vì vậy khi nhận được email phàn nàn từ khách hàng bạn nên phản hồi lại một cách nhẹ nhàng và tinh tế như: “Thật đáng tiếc khi bạn phải trải nghiệm những điều như vậy, bạn có thể góp ý cho tôi cách như thế nào để cải thiện tình hình không?” Như thế sẽ giải quyết được vấn đề một cách đơn giản và khách hàng khó tính đó có thể sẽ ấn tượng với cách xử lý chuyên nghiệp của công ty bạn.

Hãy luôn giữ tâm trạng vui vẻ khi bạn trao đổi email marketing với khách hàng

Hiện nay việc trao đổi, marketing qua email, marketing online dường như đã không còn xa lạ đối với chúng ta nữa rồi. Tuy nhiên, việc sử dụng email cũng nên cẩn thận tránh mắc phải những lỗi lầm không đáng có dẫn đến những điều đáng tiếc. Bài viết trên đây đã nêu ra những lỗi mà nhiều người phạm phải nhất và các phương pháp khắc phục khi vọng bạn cảm thất hữu ích. Nếu bạn còn vấn đề gì thắc mắc hoặc cần được giải đáp về marketing online hoặc thiết kế website thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo thông tin liên hệ dưới đây để được hỗ trợ và tư vấn cụ thể hơn bạn nhé.

CÔNG TY TNHH TM - DV HOÀNG GIA SALA
Office: 4/45, Đường HT02, P. Hiệp Thành, Q.12, TP.HCM
Tell: (028) 6276 4862 / Fax: (028) 337 151 858
Hotline: 0906 327 059 - 0126 776 1451
Email: info@salavietnam.vn
Website: www.salavietnam.vn