Trong công việc đôi lúc chúng ta cần phải trả lời email nhiều lần nhưng với cùng một nội dung khiến bạn phải mất rất nhiều thời gian? Hoặc đôi khi bạn cần trả lời hoặc gửi một email trong tương lai nhưng lại sợ quên mất ảnh hưởng đến công việc? Bạn có thể đặt lịch gửi email và thiết lập chế độ trả lời thư tự động dựa trên mã nguồn mở Mozilla Thunderbird miễn phí và có mặt cho mọi nền tảng, mọi hệ điều hành. Hãy theo dõi bài viết của chúng tôi dưới đây để được hướng dẫn bạn nhé.
Chú ý: Phiên bản chúng tôi đang sử dụng là Thunderbird cho phiên bản hệ điều hành Windows tuy nhiên đối với các hệ điều hành khác như MacOS hay Linux cũng sẽ có cách làm tương tự mặc dù giao diện có chút khác biệt.
- Cách cài bộ lọc trả lời tự động
Bộ lọc tự động trả lời sẽ cho phép bạn xác định các email đến và ghép chúng với thông báo mẫu. Khi một email kích hoạt bộ lọc, người gửi sẽ tự động nhận được một thư trả lời. Dưới đây là ví dụ của tính năng trả lời tự động:
- Trả lời các câu hỏi phổ biến.
- Thiết lập email trả lời "không có ở văn phòng" khi bạn đang nghỉ phép.
- Xác nhận bạn đã nhận được email và sẽ trả lời nhanh nhất có thể
Hãy cùng theo dõi cách tạo email trả lời tự động đối với Mozilla Thunderbird bạn nhé.
Thiết lập mẫu tin nhắn: Bạn hãy làm theo các bước sau đây:
- Đầu tiên bạn cần dùng lệnh sau File →New→ Message trên thanh Menu. Có một cách đơn giản hơn đó chính là nếu bạn dùng Mail Toolbar thì chọn nút Write để tạo email mới hoặc chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + N ( phím Command +N đối với các dòng máy Mac).
- Soạn tin nhắn như những lần bạn viết một email thông thường, chú ý nhớ thêm tiêu đề đầy đủ.
- Lưu tin nhắn dưới dạng mẫu, chọn File→ Save As→ Template trong thanh Menu hoặc trong Composition Toolbar – mở rộng trình Save thả xuống và nhấn vào Template.
- Soạn các mẫu tin nhắn mà bạn cần sau đó tiến hành tạo các bộ lọc.
- Chọn Tool →Message Filter trên thanh Menu. Sau khi mở của sổ thì kích chọn nút New. Nếu bạn dùng nhiều tài khoản email trong Thunderbird thì bạn nên thiết lập địa chỉ mà bạn sẽ áp dụng trong Filters for.
- Bắt đầu thiết lập Filters Name để sử dụng khi sau này bạn cần chỉnh sửa filter.
- Phía dưới dòng Apply when. Lựa chọn các mục sau: lựa chọn Manually Run nếu bạn muốn thấy tất cả các email trước khi phản hồi tự động. Việc này có ưu điểm là nó chỉ áp dụng với các thư mục mà bạn đã lựa chọn. Để lọc tất cả các thư đến thì bạn chọn Getting New Mail, có thể chọn trước hoặc sau Junk Classification. Bạn cũng có thể thiết lập các filter chạy Archiving hoặc After sending email để sử dụng các filter để tổ chức quản lý các email
- Sau đó bạn sẽ quyết định xem nên chọn Match all of the following hay Match any of the following rules rồi sau đó lựa chọn các quy tắc của bạn. Việc lọc có thể áp dụng áp dụng cho tất cả từ tiêu đề email tới những người đã được CC và bạn còn có thể tạo các tiêu chí tùy chỉnh. Ở đây, chúng tôi chọn Subjec tvà Body là đủ. Kích chọn "+" để thêm các quy tắc khác và nhấn vào "-" để xóa quy tắc tương ứng. Lưu ý: Bạn có thể chọn tính năng Thunderbird Match all messages ( không thể thiết lập thêm quy tắc nào nữa), cách này sẽ hữu dụng khi bạn cần xử lý hàng loạt các email từ một địa chỉ cụ thể.
- Cuối cùng bạn cần chọn mục Reply with Template trong phần Peform these actions rồi sau đó chọn mẫu phù hợp. Bạn có thể thiết lập các tiêu chí phụ như di chuyển thư vào một mục cụ thể. Khi bạn đã hài lòng thì nhấn OK để lưu lại cài đặt bạn đã đặt.
- Lưu ý: bạn có thể thiết đặt nhiều giai đoạn để các bộ loc có thể hoạt động và bổ trợ nhau. Bạn có thể thiết lập filter tự động để di chuyển các tin nhắn vào thư mục dựa trên quy tắc của bạn nhưng không tự động trả lời email để bạn có thể kiểm tra thủ công.
- Đặt lịch gửi email
Tính năng này sẽ là một tính năng vô cùng hữu ích và giúp bạn rất nhiều trong công việc. Để sửu dụng được tính năng này thì trước tiên chúng ta cần sử dụng một plugin tiện ích có tên là Send Later (gần giống với tính năng Boomerang của Gmail nhưng nó miễn phí và không giới hạn.
Cách thiết lập tiện ích Send Later:
- Bạn cần cài thông qua Biểu tượng Thunderbird Menu. Bạn cần chọn biểu tượng Thunderbird Menu và chọn Add on. Trong mục Add-ons manager → Symbol. Nhấn nút Install sẽ download tiện ích này và cách cài đặt cũng vô cùng đơn giản.
- Khi bạn soạn một email mà bạn muốn gửi sau, tới File → Send Later hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL + SHIFT + RETURN.
- Cửa sổ Send this email hiện ra, thiết lập ngày và giờ trong phần Set As, chọn chế độ Recur nếu bạn muốn email này lặp lại và chọn các tùy chọn cần thiết.
Như vậy là chúng tôi vừa mới hướng dẫn bạn cách đặt lịch gửi email cũng như trả lời email tự động bằng Mozilla Thunderbird rồi đây, hy vọng bạn cảm thấy hữu ích. Nếu bạn còn vấn đề gì thắc mắc hoặc cần hỗ trợ thì hãy liên hệ ngay với công ty Sala của chúng tôi theo thông tin liên hệ dưới đây để được hỗ trợ và tư vấn tốt hơn bạn nhé. Công ty của chúng tôi còn có cung cấp các dịch vụ thiết kế website cho các doanh nghiệp và cho mọi ngành nghề với chất lượng cao và vô cùng uy tín. Nếu bạn đang có ý định làm trang web thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ cụ thể hơn bạn nhé.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ miễn phí
CÔNG TY TNHH TM - DV HOÀNG GIA SALA
Office: 4/45 HT02, P. Hiệp Thành, Q.12, TP.HCM
Tổng đài tư vấn miễn phí: 1900 633 681 (Ext 102)
Email: info@salavietnam.vn
Website: www.salavietnam.vn
